GDPR Policy

The Office è impegnata a proteggere i dati personali raccolti dai propri clienti e dai partecipanti ai congressi ed eventi che organizza.
Leggi questo breve testo che abbiamo cercato di rendere comprensibile e vicino alle tue reali esigenze e giuste preoccupazioni.
The Office si occupa di progettazione, organizzazione e gestione di congressi ed eventi, gestione di servizi linguistici e di traduzione, progettazione di attività formative, servizi di gestione a supporto di società medico-scientifiche.
Ogniqualvolta ci conferisci i tuoi dati consenti ai trattamenti descritti nel presente documento volti a garantire la sicurezza, l’integrità e la privacy in conformità con il Regolamento UE 2016/679 (GDPR).
L’informativa è resa solo per questo sito e non anche per altri siti web a cui puoi accedere tramite i nostri link.

1. Per quali finalità trattiamo i tuoi dati

a) eroghiamo i servizi da te richiesti e/o disponibili su questo sito.
b) assolviamo ad obblighi contrattuali, di legge, di regolamenti o della normativa comunitaria e adempiamo agli obblighi contabili e fiscali e amministrativi;
c) inviamo, previo apposito e specifico consenso, informative su attività e inviti ad eventi.

2. Perché possiamo trattare i tuoi dati (base giuridica del trattamento)
Il trattamento è lecito poiché ricorre almeno una delle seguenti condizioni:

• hai espresso il consenso al trattamento dei tuoi dati personali per una o più specifiche finalità;
• il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui sei parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su tua richiesta;
• il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale siamo soggetti in quanto titolari

3.  Come trattiamo i dati e per quanto tempo
I dati verranno trattati, secondo principi di liceità e correttezza ed in modo da tutelare la tua riservatezza, su moduli cartacei e/o supporti informatici o comunque elettronici, saranno protetti e custoditi in conformità alla normativa vigente, nei modi necessari per perseguire le predette finalità e saranno conservati per il tempo prescritto dalle norme civilistiche e fiscali. I dati potranno essere ospitati su piattaforme di terzi.

4. Cosa succede se non ci consenti di trattare i tuoi dati
Il conferimento dei dati richiesti per le finalità di cui al punto 1. lettera a) e b) è necessario per svolgere correttamente la nostra attività e per gestire ed erogare i servizi ad essa connessi in modo efficace. In taluni casi abbiamo l’esigenza di acquisire dati particolari al fine di assicurarti il servizio richiesto (ad esempio che il ristorante non ti serva piatti che contengono sostanze che ci hai espressamente richiesto di evitare o che ti sia fornita la necessaria assistenza in caso di specifiche esigenze di mobilità). Il mancato conferimento non ci consentirà di svolgere quanto ci richiedi.

Il conferimento dei dati richiesti per le finalità di cui al punto 1. lettera c) è invece facoltativo ed è necessario ottenere il tuo specifico consenso; se non ci fornisci il consenso per tali attività, ciò non influirà sulla fornitura del servizio richiesto. Ci permettiamo di segnalarti che la nostra comunicazione non è mai invasiva. Prova a darci il tuo consenso, sarai sempre in tempo a revocarlo con un semplice clic.

5. Chi ha accesso ai tuoi dati
I tuoi dati potranno essere comunicati alle categorie ed ai soggetti di seguito indicati:

•  per quanto riguarda il punto 1. lettera a) e b):

• essere noti ai nostri dipendenti e collaboratori, nella loro qualità di incaricati e/o responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema;
• essere comunicati a società terze o altri soggetti (per esempio alle banche sulle quali abbiamo aperto i nostri conti correnti, agli studi professionali che ci supportano nella gestione contabile e delle paghe, ai nostri consulenti, alle società di assicurazione che assicurano gli eventi a cui partecipi, ecc.) che svolgono attività in outsourcing per nostro conto in quanto Titolari, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento
• essere comunicati, per gli aspetti che possono riguardarli e secondo le modalità previste dalla legge, a soggetti terzi che a vario titolo concorrano allo svolgimento della nostra attività (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: Agenas per i crediti ECM, compagnie aeree, alberghi, ristoratori e caterer, autonoleggi, committenti e organizzatori, traduttori, interpreti, ecc.).

• per quanto riguarda punto 1. lettera c): ai soggetti da noi incaricati
  I tuoi dati personali non potranno essere diffusi.

6. Dove stanno i tuoi dati (trasferimento)
I dati personali sono conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea.

7. I tuoi diritti
Hai il diritto di ottenere dal titolare, cioè da noi, la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che ti riguarda e, in tal caso, hai diritto di ottenere l’accesso ai dati, la rettifica, la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento. Hai inoltre il diritto di opporti al trattamento in qualsiasi momento, anche nel caso del trattamento per finalità di marketing diretto e al processo decisionale automatizzato. Hai diritto alla portabilità, alla revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca, e di proporre reclamo a un’autorità di controllo. Potrai in qualsiasi momento esercitare i tuoi diritti inviandoci una richiesta scritta indirizzata a THE OFFICE SRL, via San Nicolò 14 – 34121 TRIESTE (TS) oppure scriverci una email a cancel@theoffice.it.

8. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è THE OFFICE SRL, via San Nicolò 14 – 34121 TRIESTE, tel. 040368343