GDPR Policy

1. INFORMATIVA PRIVACY E LIBERATORIA PER L’UTILIZZO DEL MATERIALE AUDIOVISIVO DEL PARTECIPANTE ALL’EDIZIONE XV

 A.1 INFORMATIVA PRIVACY

Ai sensi e per gli effetti dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679, recante disposizioni a protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati, (di seguito anche solo il “GDPR”) si informa che il trattamento dei dati personali dei partecipanti all’edizione n. XVI del Treviso Antitrust Conference (di seguito anche solo il “Convegno”) avviene nel rispetto della normativa a tutela dei dati personali e delle riservatezza cui è doverosamente ispirata la nostra attività, per le finalità e le modalità meglio descritte nella presente informativa privacy. 

1. Titolare del trattamento dei dati personali

Il titolare del trattamento dei dati personali dell’interessato è lo Studio Legale Rucellai & Raffaelli (P.IVA. 07478470151), con sede legale in 20121 Milano, Via Monte Napoleone n. 18, e-mail: privacy@rucellaieraffaelli.it in persona del suo legale rappresentante pro-tempore (di seguito anche solo il “Titolare” o lo “Studio”). 

2. Categoria di dati personali trattati

2.1 Dati forniti direttamente dall’interessato

(A) Lo Studio tratterà i seguenti dati personali forniti direttamente dall’interessato: nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, cellulare, e-mail, società/studio professionale di appartenenza, città di lavoro, Albo Avvocati di appartenenza, dati bancari e password per la registrazione al Convegno.

(B) Lo Studio tratterà anche le seguenti categorie di dati particolari del partecipante al Convegno: intolleranze e allergie alimentari.

2.2 Dati raccolti dallo Studio

Saranno trattati la voce e l’immagine da parte dello Studio tramite qualsiasi sistema di ripresa foto e/o tramite qualsiasi sistema audiovisivo e/o piattaforma, anche mediante terzi incaricati dallo Studio medesimo. 

3. Finalità del trattamento e base giuridica

I dati personali dell’interessato sono raccolti e trattati dallo Studio per finalità strettamente connesse alla partecipazione al Convegno. 

3.1. Registrazione e iscrizione al Convegno

I dati personali di cui ai paragrafi 2.1 che precede saranno trattati per:

• la registrazione al Convegno, la gestione dell’account personale dell’interessato e la eventuale assistenza tecnico-informativa sull’utilizzo dell’account;
  • l’iscrizione e partecipazione al Convegno e per i relativi adempimenti amministrativi e contabili;
  • il riconoscimento dei crediti necessari ai fini degli obblighi di formazione professionale continua;
  • l’adempimento degli obblighi di legge che gravano sullo Studio in forza di norme civilistiche, fiscali e contabili.

La base giuridica del trattamento dei dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.1 che precede è il rapporto contrattuale di cui l’interessato è parte ai sensi dell’art. 6 (1) (b) del GDPR.

• Attività promozionale del Convegno

I dati personali di cui ai paragrafi 2.1(A) e 2.2 che precedono saranno trattati per promuovere il Convegno attraverso il sito internet del Convegno, pagine di social network dello Studio, newsletters e brochures

La base giuridica del trattamento dei dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.2 che precede è il preventivo specifico consenso del partecipante al Convegno ai sensi dell’art. 6 (1) (a) del GDPR.

3.3 Attività di soft-spam

L’indirizzo e-mail fornito dal partecipante al Convegno sarà trattato per aggiornare il partecipante medesimo sulla prossima edizione del Convegno (cd. soft spam ai sensi dell’artt. 130, comma 4 del D. Lgs. 196/2003 e ss.mm.ii.).

La base giuridica del trattamento dei dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.3 che precede è il perseguimento del legittimo interesse dello Studio – che non prevale sugli interessi e/o i diritti e le libertà fondamentali del partecipante al Convegno ai sensi dell’art. 6 (1) (f) del GDPR.

3.4 Archivio interno

I dati personali dell’interessato di cui al paragrafo 2.1. e 2.2 saranno trattati dallo Studio altresì per archiviare internamente il materiale del Convegno al fine esclusivo di avere uno storico delle edizioni del Convegno.

La base giuridica del trattamento dei dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.4 che precede è il legittimo interesse dello Studio a creare un archivio interno con i contenuti relativi alle diverse edizioni del Convegno – che non prevale sugli interessi e/o i diritti e le libertà fondamentali del partecipante al Convegno ai sensi dell’art. 6 (1) (f) del GDPR.

3.5 Servizio di ristorazione e catering

I dati personali del partecipante al Convegno di cui al paragrafo 2.1(B) saranno trattati dallo Studio per consentire allo stesso di partecipare ai vari pranzi e cene e ai coffe break in sicurezza.

La base giuridica del trattamento dei dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.5 che precede è il preventivo specifico consenso del partecipante al Convegno ai sensi dell’art. 6 (1) (a) del GDPR.

Qualsiasi finalità di trattamento diversa da quella specifica per la quale sono stati forniti i dati personali sarà perseguita dallo Studio soltanto previa eventuale specifica informativa e acquisizione, occorrendo, del consenso espresso dell’interessato.

4. Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati personali dell’interessato – conseguenze dell’eventuale rifiuto

Il conferimento dei dati personali da parte dell’interessato per le finalità di cui al paragrafo 3.1 è facoltativo tuttavia il loro mancato conferimento comporterà l’impossibilità di registrarsi e di iscriversi al Convegno.

Il conferimento dei dati personali dell’interessato per le finalità di cui al paragrafo 3.2 è facoltativo e il mancato conferimento non avrà conseguenze in merito alla possibilità di partecipare al Convegno. Tuttavia non sarà possibile promuovere il Convegno utilizzando video/foto in cui è presente l’interessato.

Il conferimento dei dati personali per le finalità di cui ai paragrafi 3.3 e 3.4 è facoltativo e il mancato conferimento non avrà conseguenze in merito alla possibilità di partecipare al Convegno. Tuttavia non sarà possibile informare l’interessato sulle future edizioni del Convegno e inserire i Suoi interventi nell’archivio storico dello Studio.

Il conferimento dei dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.5 è facoltativo tuttavia il mancato conferimento non permetterà allo Studio di informare il servizio di ristorazione e catering in merito alle intolleranze e allergie alimentari esonerando così lo Studio da ogni responsabilità.

Si precisa, inoltre, che laddove l’interessato abbia prestato il consenso, resterà comunque libero in ogni momento di revocare il consenso e/o opporsi al trattamento dei dati per le predette finalità, inviando senza formalità una chiara comunicazione scritta in tal senso ai recapiti meglio specificati al paragrafo 10 “Contatti per l’esercizio dei diritti dell’interessato e per ulteriori informazioni” che segue;

5. Modalità di trattamento dei dati personali

Il trattamento dei dati personali dell’interessato avverrà in modo lecito, corretto e trasparente, per finalità determinate, esplicite e legittime e nel rispetto delle leggi, regolamenti e provvedimenti in materia di data privacy.

I dati personali dell’interessato sono trattati prevalentemente in formato elettronico ed in talune ipotesi anche in formato cartaceo.

I dati personali forniti dall’interessato non saranno sottoposti a processi decisionali integralmente automatizzati.

6. Destinatari dei dati personali

I destinatari dei dati personali dell’interessato saranno:

(i) soggetti incaricati del trattamento da parte dello Studio cui sono state fornite apposite istruzioni per iscritto, ossia dipendenti e collaboratori dello Studio;

(ii) soggetti che forniscono servizi per lo Studio e da quest’ultima nominati per iscritto responsabili esterni del trattamento:

• società che fornisce il servizio di newsletter tramite la piattaforma Mailchimp: Intuit Inc;
• società che gestisce il sito internet oltre agli aspetti fiscali, amministrativi ed organizzativi: The Office S.r.l.;
• fotografi e videomaker.

(iii) altri soggetti terzi che trattano i dati personali in qualità di titolari autonomi:

• Pubbliche Autorità che hanno accesso ai dati personali in forza di provvedimenti normativi o amministrativi;
• canali social: Instagram e Linkedin
• Consiglio Nazionale Forense;
• società di catering e ristorazione.

Per un elenco completo ed aggiornato dei soggetti destinatari dei dati personali l’interessato può scrivere allo Studio ai recapiti indicati all’art. 10 che segue “Contatti per l’esercizio dei diritti dell’interessato e per ulteriori informazioni”.

7. Tempi di conservazione dei dati personali

7.1 Per le finalità di cui al paragrafo 3.1 e 3.5, i dati personali saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e per un periodo di 10 anni successivo alla cessazione del rapporto medesimo.

7.2 Per le finalità di cui ai paragrafi 3.2 e 3.3, i dati personali saranno conservati per 2 anni dalla raccolta.

7.3 Per le finalità di cui al paragrafo 3.4 a tempo indeterminato.

I dati personali saranno memorizzati su supporto elettronico, custoditi e archiviati su un server dello Studio presso la sede di Milano.

8. Trasferimento dei dati personali extra UE

8.1 I dati personali dell’interessato non saranno trasferiti in Paesi extra UE. Nel caso in cui i dati personali dovessero essere trasferiti in un Paese extra UE, in mancanza di una decisione di adeguatezza ai sensi dell’articolo 45 del GDPR, il Titolare adotterà le garanzie adeguate previste dal GDPR.

9. Esercizio dei diritti da parte dell’interessato

9.1 Ai sensi degli articoli 13, comma 2, lettere b), c) e d), nonché degli artt. 15 e ss. del GDPR, l’interessato può esercitare i seguenti diritti:

1. il diritto di chiedere l’accesso ai propri dati personali unitamente a indicazioni relative alla finalità del trattamento, alla categoria dei dati personali trattati, ai soggetti o categorie di soggetti ai quali essi sono stati o saranno comunicati (con indicazione dell’eventualità in cui tali soggetti siano situati in paesi terzi o siano organizzazioni internazionali), quando possibile, al periodo di conservazione dei dati personali o ai criteri utilizzati per determinare tale periodo, all’esistenza dei propri diritti di rettifica e/o cancellazione dei dati personali, di limitazione del trattamento e di opposizione al trattamento, al proprio diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo, all’origine dei dati, all’esistenza e alla logica applicata in caso di processo decisionale automatizzato. Qualora eserciti tale diritto e salvo diverse indicazioni dell’interessato, riceverà una copia in formato elettronico dei propri dati personali che formano oggetto di trattamento.
2. il diritto di ottenere:

1. la rettifica dei propri dati personali, qualora gli stessi risultino inesatti o incompleti;
2. la cancellazione dei propri dati personali, qualora sussista una delle condizioni di cui all’art. 17 del GDPR (ad esempio: i dati personali dell’interessato non risultino più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti, l’interessato decide di revocare il consenso al trattamento – ove questo ne rappresenti la base giuridica – e non sussista altro fondamento giuridico per il trattamento stesso, l’interessato si opponga al trattamento e non prevalga altro interesse legittimo del Titolare, i dati personali sono trattati illecitamente);

• la limitazione del trattamento dei dati personali che riguardano l’interessato 1) per il tempo necessario allo Studio ad appurare l’esattezza dei dati personali dell’interessato (nel caso in cui l’interessato abbia contestata), o 2) qualora il trattamento dei dati personali risulti illecito e l’interessato chieda, in luogo della cancellazione dei propri dati personali, la limitazione del relativo trattamento, o 3) quando lo Studio non abbia più bisogno dei dati personali dell’interessato ma gli stessi siano per l’interessato necessari per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, o, infine, 4) per il tempo necessario a valutare l’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare rispetto a quelli dell’interessato, qualora l’interessato si sia opposto al trattamento dei propri dati personali ai sensi del punto c) che segue;

1. i dati personali dell’interessato in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico anche al fine di trasmetterli ad altro titolare, qualora il trattamento si basi sul consenso o su un contratto e sia effettuato con mezzi automatizzati (cd. diritto alla portabilità dei dati). Se di interesse, l’interessato medesimo potrà chiedere allo Studio di trasmettere i propri dati personali direttamente all’altro titolare, se ciò risulterà tecnicamente fattibile.
   6. il diritto di opporsi al trattamento dei propri dati personali, qualora tale trattamento sia effettuato ai sensi dell’art. 6.1 lett. e) (i.e. per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare) o lett. f) (i.e. per perseguire un legittimo interesse del Titolare) del GDPR, a meno che non sussistano motivi legittimi cogenti del Titolare a procedere al trattamento, ai sensi dell’art. 21 del GDPR.
   7. il diritto di revocare in ogni momento il consenso prestato senza pregiudicare la liceità del trattamento dei dati personali dell’interessato basato sul consenso ed effettuato prima della revoca.
   8. qualora effettuato, l’interessato ha inoltre il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che la riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona, avendo altresì il diritto di ottenere l’intervento umano da parte del titolare, di esprimere la propria opinione e di contestare la decisione.
   9. Qualora non sia soddisfatto del trattamento dei propri dati personali effettuato dallo Studio, potrà proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale di tale autorità (www.garanteprivacy.it).
   10. Le eventuali rettifiche o cancellazioni dei dati personali dell’Interessato o limitazioni del trattamento effettuate su richiesta dell’Interessato - salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato – saranno dallo Studio comunicate a ciascuno dei destinatari cui saranno stati eventualmente trasmessi i dati personali dell’Interessato in conformità alla presente informativa.

9.2 L’esercizio dei diritti che precedono non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito. Potremo solo richiedere all’Interessato di verificare la sua identità prima di intraprendere ulteriori azioni a seguito della richiesta dell’Interessato medesimo.

10. Contatti per l’esercizio dei diritti dell’interessato e per ulteriori informazioni

Per l’esercizio dei diritti e/o per ottenere qualsiasi tipo di informazione in merito alla presente informativa l’interessato può inviare una comunicazione scritta a: Studio Legale Rucellai & Raffaelli (P.IVA. 07478470151), con sede legale in 20121 Milano, Via Monte Napoleone n. 18 oppure un’e-mail: privacy@rucellaieraffaelli.it.

A.2 LIBERATORIA PER L’UTILIZZO DEL MATERIALE AUDIOVISIVO DEL PARTECIPANTE ALL’EDIZIONE N. XVI DEL TREVISO ANTITRUST CONFERENCE

In relazione all’edizione n. XVI del Treviso Antitrust Conference (di seguito anche solo il “Convegno”) organizzato dallo Studio Legale Rucellai & Raffaelli, che si terrà in data 6 e 7 giugno 2024, il partecipante al Convegno riconosce e conviene quanto segue anche ai sensi dell’art. 10 c.c., delle disposizioni applicabili del D. Lgs. 633/1941 e ss. mm. ii., del Regolamento UE 679/2016 (“GDPR”) e del D. Lgs. 196/2013 e ss. mm. ii. (“Codice Privacy”).

Prendendo atto della presente dichiarazione/liberatoria:

1. autorizza fin d’ora lo Studio Legale Rucellai & Raffaelli ad eseguire, anche tramite propri incaricati, foto e riprese audiovisive della propria immagine nel corso del Convegno con qualsiasi sistema di ripresa foto e/o video e/o tramite qualsiasi sistema di registrazione e riconosco che lo Studio Legale Rucellai & Raffaelli sarà proprietario in esclusiva delle relative foto e/o riprese audiovisive (in seguito “Materiale Audiovisivo”) che verranno conservate e custodite anche nel rispetto dei principi del GDPR e del Codice Privacy;
2. accetta che la propria immagine e il proprio nome nella esclusiva qualità di partecipante al Convegno siano accostati al nome dello Studio Legale Rucellai & Raffaelli;
3. cede allo Studio Legale Rucellai & Raffaelli, a titolo gratuito e in via definitiva ed irrevocabile – con ampia facoltà di ulteriore cessione a terzi – il diritto esclusivo e perpetuo e per tutto il mondo di utilizzare il Materiale Audiovisivo, in ogni sede, forma (gratuita o pagamento) o modo e tramite qualsiasi tecnologia o piattaforma di trasmissione (etere, cavo, satellite, Internet, etc.), in sede radiofonica, in sede cinematografica, in sede audiovisiva (home video – commercial video) tramite qualsiasi canale distributivo ivi inclusi i canali di social media (quali ad esempio Instagram e Linkedin), nonché sulla carta stampata;
4. cede allo Studio Legale Rucellai & Raffaelli, inoltre, sempre a titolo gratuito e in via definitiva ed irrevocabile – con ampia facoltà di ulteriore cessione a terzi – il diritto esclusivo di effettuare tagli, modifiche e montaggi al Materiale Audiovisivo come pure di eseguire il doppiaggio (o aggiungere sottotitoli) in qualsiasi lingua o di modificare il sonoro;
5. autorizza, inoltre, espressamente – a titolo gratuito ed in via definitiva ed irrevocabile - l’utilizzo di tale Materiale Audiovisivo quale veicolo di pubblicità e/o promozione e dichiara di autorizzare espressamente lo Studio Legale Rucellai & Raffaelli, o suoi aventi causa, ad effettuare, nel modo più ampio a tale fine inserimenti pubblicitari e/o interruzioni sul medesimo Materiale Audiovisivo.

Resta inteso che:

• lo Studio Legale Rucellai & Raffaelli avrà la facoltà ma non l’obbligo di utilizzare il Materiale Audiovisivo, in tutto o in parte, e pertanto, in caso di mancata o parziale utilizzazione il/la sottoscritto/a non avrà nulla da contestare o da pretendere nei confronti dello Studio Legale Rucellai & Raffaelli o propri aventi causa;
• nel caso di effettiva utilizzazione del Materiale Audiovisivo, il/la sottoscritto/a non avrà diritto ad alcun compenso o indennizzo, ad alcun titolo;
• se richiesto, il/la sottoscritto/a si presterà a tutte le formalità utili e necessarie per il completo riconoscimento della cessione dei diritti di cui al presente accordo in Italia e nel mondo.

Inoltre, il/la sottoscritto/a assume a proprio esclusivo carico ogni responsabilità in relazione a quanto dallo/a stesso/a detto e/o fatto nel corso del Convegno.